asking
over
knowing

 Best practice in
change
management.
(In Swedish at
Karriärsbloggen.)

fråga istället för att veta

(Från Karriärsbloggen)
I ljuset av coronapandemin är det många företag som behöver ställa om för att hänga med i utvecklingen. Men hur genomförs ett lyckat förändringsarbete och vad ska man tänka på som ledare? Vi har pratat med en av landets främsta experter på förändringsarbete, Charlotta Rydholm.

Charlotta Rydholm är en av Sveriges främsta facilatorer och har bland annat skrivit böckerna Bästa Modellen 1 och 2 med konkreta verktyg för förändringsarbete. Enligt henne finns det mycket man kan tänka på innan man påbörjar en förändringsresa.

– För det första måste du veta varför du ska göra en förändringsresa. För det andra måste du lyssna för att förstå. Du behöver lyssna på dem som pratar om förändringsresan i företaget. Vad är det som enar dem? Är det verkligen en förändring och hur ser den ut? Det sista medskicket är att du måste börja och testa dig fram, helt enkelt. Tjusningen med förändringen är att du aldrig riktigt vet vad som kommer att hända, men du måste våga påbörja resan, säger hon.

Försök inspirera istället för att skrämmas
Det kan vara svårt att veta i vilken ände man ska börja när man ska införa en stor förändring på arbetsplatsen. Här får man inte glömma att fokusera på det positiva, menar Charlotta.

– Du behöver inspirera istället för att skrämmas och fråga istället för att veta. Sedan måste arbetet göras begripligt och inte tvingande. Det görs enklast genom att dela upp arbetet i små delar, säger hon.

Men behöver alla tycka om förändringsresan? Inte alltid, enligt Charlotta, som menar att det är viktigare att förstå förändringen än att tycka om den.

– Alla behöver faktiskt inte gilla förändringen men alla måste förstå varför man vill förändra, och sedan också veta varför förändringen ändå genomförs när alla inte är med på tåget. Alla behöver inte älska förändringen men jag är övertygad om att alla behöver förstå den, säger hon.

Faktorerna för framgång
Enligt Charlotta finns det minst tre gemensamma faktorer för ledare som lyckas med förändringsarbete. Dessa är tydlighet, begriplighet och att de är bra på att hitta och förklara vinsten med förändringen. Det kan vara en monetär vinst men också bättre hälsa eller mer kreativitet till exempel. Ledare som lyckas är också benägna att testa själva, leading by doing, menar hon.

Vad gör man som ledare om förändringsarbetet kört fast?

– Då behöver vi omdefiniera, vi behöver ”flip it”. Istället för att jobba med ett påstående kan vi göra om det till en fråga. Exempelvis kan vi göra om påståendet ”Inga äldre kvinnor köper vår tjänst” till frågeställningen ”Hur kan vi få äldre kvinnor att vara stolta över att de använder vår tjänst?”. Frågor har en framåtrörelse i sig, vilket får processen att fortsätta.

Till sist, finns det branscher som är bättre på att ställa om och genomföra förändringsarbete? Om ja, vad tror du att det beror på?

– De som lyckas är branscher, personer och företag som ser på förändring som något naturligt och inte som ett ställningstagande. Förändring sker hela tiden och den behöver inte vara så stor. De som gör mindre förändringar hela tiden är också bättre på att ta sig an de större omställningarna.

    Asking over knowing

    Covid-19 is driving change within all areas of business. How do you successfully navigate change, and what to consider as a manager? We have met with one of Sweden’s most experienced in change management, Charlotta Rydholm.

    Charlotta Rydholm is one of Sweden’s foremost facilitators, and author of two books on methods for change management – Bästa Modellen part 1 and part 2. Charlotta explains that there are several things to consider before casting off on a journey of change.

    – ”Firstly, you need a simple and clear answer as to ‘why this change is happening’. You also need to listen closely to those with a story to tell about the upcoming change. What unites them? Where do they deviate? Are we looking at real and structural change, or something less complex?”, she says.

    Charlotta also highlight the importance of simply starting and getting on with it. Change is an incremental process on a winding path, and sometimes you appear to be moving backwards. Charlotta’s advise: 
    – ”Do not stress out, simply start and keep pressing on.”

    Chose inspiration over intimidation
    Knowing how and where to start incorporating change is often difficult. Charlotta’s insight is that we need to focus on the positive.

    – ”You need communication and exchange that inspires and involves, not intimidation. Whenever possible, ask for input and reflection instead of stating facts. Also, the road ahead must be clear, not overly rigid or regulated. Try to divide what is coming into smaller segments. Simplicity, participation, and a feeling of being listened to is key”, Charlotta explains.

    Do we need to get everyone into liking the change? Charlotta is clear on that not being necessary. Understanding and acceptance amongst all involved is much more important.

    – ”We do not need to get everyone to approve or like the change. But we never skip out on a common understanding as to why change is necessary. And, then establish the reason this will happen regardless if views and opinions relating may differ. I cannot make everyone passionate about the road ahead, but I need all to see it”, Charlotta explains.

    Keys to success
    According to Charlotta, managers successful in leading change share three common traits. They communicate to the point in a simple manner. The message is crystal clear to everyone listening. And they excel in projecting the ‘Why’ and the gain. This could be a financial effect, but also a health- or creativity boost. Successful leaders are often those inclined to try it out themselves; leading by doing, Charlotta explains.

    How to act as a manager when change has stalled?

    – ”Then we need to redefine; we need to “flip-it”. Instead of grappling with a problem-oriented statement, try transforming to a question with forward motion. An example, the blocked statement “No mature women are interested in our product”, can more easily be approached through the following – “How do we get mature women to feel and express pride over using our product”. Question are inherently associated with openness and forward motion, which supports the process”, she says.

    Lastly, are there businesses or organisations that are ‘better’ in traversing change? If so, what could be the reason

    – ”Those that succeed are individuals or organisations that view change as a part of daily routine, not a hurdle. Remember the old saying – the only thing constant is change. Those used to constant improvement in the minute, often travel easily through major change#, Charlotta says.