Om Tobegin | Charlotta Rydholm



Ringvägen 4, 185 34 Vaxholm



0730 61 57 57



charlotta@tobegin.se

Tre förslag till dig

Här får du tre förslag på hur du kan skapa en involverande, inkluderande och respektfull arbetsplats. Charlotta utbildar i hur dessa kan implementeras i en grupp och på en arbetsplats.
Klipp och klistra och berätta gärna för mig hur du lägger till, tar bort eller justerar! Vi lär oss tillsammans.

Den ledare som verkligen vill trycka på vikten av en miljö av inkludering gör klokt i att fråga de anställda: “Vad ger dig en ’Känsla av tillhörighet?’”. Det är ledare och chefer på arbetsplatsen som är ytterst ansvariga för att en Känsla av tillhörighet finns på plats. Carin Taylor har tagit fram listan nedan och Tobegin ger exempel på hur det går att utföra punkterna

• Lead with empathy and compassion

Hur?
Alltså. Näst intill uttjatat och ändå så relativt få som gör det? GÖR DET.

• Recognize and celebrate differences in cultures of people on your team
Hur?
En idé jag ofta använder; skapa en Spotifylista i gruppen! Undvik att värdera musiksmaken. Genom att spela en snutt vid varje mötesstart kommer alltid någon att känna sig extra sedd (hörd 🙂 ) och resten får en kort inblick i någon annans värld.

• Make sure all voices are heard
Hur?
Alla behöver sällan höras och prata lika mycket. Det är knappast millimeterrättvisa det handlar om. Det är större än så. Känslan i rummet behöver vara att alla upplever att de har bidragit till rummets kunskap. Det finns en mängd sätt att göra det på; som ledare behöver du bemästra facilitering som ett sätt att få samtalet att inkludera.

Carin Taylors P.E.A.C.E

P.E.A.C.E är en enkel modell för att, som organisation, se om och i så fall vad som behöver göras för att förbättra arbetsklimatet.

Psychological Safety – If psychological safety is not in place, then psychological harm is
Hur?
– Sätt igång vanan av att ha en “öppen dörr” så att alla kan känna sig trygga att uttrycka sina åsikter och bekymmer utan rädsla för repressalier.
– Ta fram en policy för konflikthantering som främjar öppen dialog och respektfullt bemötande för att minimera stress och oro på arbetsplatsen.
– Ta initiativ till att öppna upp kommunikationen med kollegor och chefer genom att regelbundet uttrycka dina tankar och åsikter på ett konstruktivt sätt.
– Skapa en arbetsmiljö där du själv och dina kollegor känner sig bekväma att erkänna misstag och dela lärdomar utan rädsla för att bli fördömd eller bestraffad.

Empathy – Cultivating an environment of care and compassion.
Hur?
– Organisera regelbundna aktiviteter som främjar förståelse och empati för kollegors utmaningar och perspektiv.
– Erbjud mentorprogram där erfarna medarbetare kan stödja nya medarbetare för att uppmuntra en kultur av omsorg och förståelse.
– Lyssna aktivt på dina kollegors tankar och känslor och visa empati genom att erbjuda stöd och förståelse när de behöver det.
– Försök förstå andra tankar och handlingar genom att tänka på hur deras erfarenheter och perspektiv kan påverka deras känslor och beteenden.

Acceptance – In order to belong, you have to feel accepted for the individual you are.
Hur?
– Skapa utrymme för att bemästra samtal om mångfald som uppmuntrar till ökad förståelse för olika bakgrunder, erfarenheter och identiteter.
– Implementera en policy för inkludering och icke-diskriminering som tydligt kommuniceras till alla anställda. Och gärna till slutkunden!
– Visa respekt och acceptans för olikheter genom att inte döma andra baserat på deras bakgrund, åsikter eller livsstilar.
– Var öppen för att lära känna nya människor och inkludera dem i aktiviteter och samtal för att skapa en känsla av tillhörighet och acceptans.

Connection – Feeling connected to both purpose and people.
Hur?
– Boka i förväg in regelbundna möten där gruppen kan reflektera över och återkoppla till organisationens övergripande syfte och mål för att upprätthålla en känsla av sammanhang och mening.
– Skapa möjligheter för anställda att delta i frivilligverksamhet eller sam- hällstjänst-projekt som kan bidra till att stärka deras känsla av sammanhang och gemenskap. Några timmar i månaden under betald arbetstid!
– Identifiera och reflektera över dina personliga och professionella mål för att upprätthålla en känsla av syfte och riktning i ditt arbete.
– Bygg relationer med kollegor – delta i gemensamma aktiviteter eller projekt som främjar samarbete och gemenskap.

Embraced – Being appreciated, recognized, and valued.
Hur?
– Ta fram och implementera ett belöningssystem som erkänner och uppmuntrar anställdas prestationer och bidrag till organisationen för att skapa en känsla av att vara uppskattad och värderad.
– Organisera regelbundna öppna samtal, där chefer och kollegor får belysa varandras insatser – oavsett storlek – för att uppmuntra en kultur av att känna sig omfamnad och värderad.
– Uppskatta och erkänn dina egna prestationer och framsteg för att främja en känsla av självvärde och värde.
– Var generös med positiv feedback och uppmuntran gentemot dina kollegor för att skapa en atmosfär av ömsesidig uppskattning och värme.

Ett effektiv sätt att förändra inställningen och skapa en Känsla av tillhörighet:
Sluta prata – börja lyssna
Sluta konstatera – börja involvera
Sluta veta – börja göra

etta sociala kontrakt är en överenskommelse för hur mötesdeltagare vill bete sig mot och med varandra för att skapa en miljö där alla känner sig hörda och respekterade. En bra grund för att skapa en öppen, respektfull och produktiv möteskultur.

Lägg undan mobiler och datorer om de inte behövs för mötets syfte. Fokusera på varandra och ämnet.
Kom i tid för att visa respekt för allas tid och undvika att avbryta när mötet redan har startat.
Låt alla prata till punkt innan du ger ditt eget perspektiv.
Lyssna aktivt på den som talar, utan att förbereda ditt svar medan de pratar. Visa att du uppmärksammar genom kroppsspråk och ögonkontakt.
Använd konstruktiv feedback som syftar till att förbättra situationen.
Alla röster räknas, dvs varje person har rätt att uttrycka sina åsikter, oavsett hierarki eller erfarenhet. Uppmuntra alla att delta och bidra till en inkluderande atmosfär.
Rättvis fördelning av talutrymme; om någon har dominerat diskussionen länge, uppmuntra andra att ta ordet, så att alla får möjlighet att bidra.
Följ agendan och respektera den förutbestämda strukturen för mötet.
Ta ansvar; om du åtar dig något under mötet, se till att följa upp det i tid och vara tydlig med vad du kan leverera.
Utgå från att alla har goda intentioner och strävar efter att lösa problem.
Sök lösningar och fokusera på hur du kan förbättra och utveckla en situation.
Ge utrymme för tystnad; ibland kan det vara värdefullt att ta en kort paus för att reflektera innan du går vidare i diskussionen. Då får alla möjlighet att samla sina tankar.

Denna uppförandekod är för den organisation som strävar efter att skapa en arbetsmiljö där respekt, professionalitet och människan står i centrum. Alla anställda behöver vara delaktiva i att fram och därmed vilja följa denna uppförandekod.

Professionalitet i arbetsmiljön

Respekt och kommunikation. Alla anställda ska behandla varandra med respekt, lyssna på andras åsikter och kommunicera tydligt och ärligt.
Samarbete och stöd. Främja en kultur av samarbete där kollegor hjälper varandra att lyckas. Det innebär att ta ansvar för det egna arbetet, erbjuda stödja för kollegornas uppgifter och dela kunskap och erfarenheter.
Inkludering och jämlikhet. Behandla alla med rättvisa och respekt oavsett bakgrund, kön, ålder eller andra personliga egenskaper. Inkludering är en grundpelare i organisationen.

Kundrelationer

Professionalism i kundinteraktioner. Uppträd med integritet och professionalitet i kontakter med kund och leverantör.

Arbetsmiljö och välbefinnande

Säker och hälsosam arbetsmiljö. Alla bär ett ansvar för att bidra till en arbetsmiljö som är trygg och säker, fri från trakasserier och som främjar hälsa och välbefinnande.
Balans mellan arbete och privatliv. Värdesätt en hälsosam balans mellan arbete och privatliv. Respekterar varandras arbetstider och gränser, och uppmuntrar till återhämtning och en hållbar arbetsbelastning.

Ett gäng övningar

Under Charlottas föreläsningar och utbildningar varvas information med reflektion, teori med praktik. Nedan ser du en liten del av alla övningar som Charlotta gör. Beroende på grupp, behov och förväntningar väljs övningarna ut. Ju fler du benästrar, desto lättare är det att facilitera en grupps framfart!

Denna lista tar hand om planeringen, utförandet och uppföljningen. Av vad? Ett större möte, det som ofta kallas workshop.

1. Lär känna deltagarna
Förstå deltagarnas dynamik och kunskapsnivå för att skräddarsy tillfället efter deras behov.

2. Definiera
Klargör syfte, önskvärt resultat och förväntningar för att säkerställa gemensam förståelse. Har du skickat ut I DO ARRT innan är 80% av denna punkt avklarad.

3. Förväntningar
Du har säkert några på gruppen och de bör ha både på tillfället, på gruppen och på sig själva. Samtala kring detta (gärna i mindre grupper, med gemensam summering).

4. Planera mer än bara dagen
Fundera i god tid på övningar, metoder och material för att bli säker på att få till ett riktigt bra genomförande.

5. Förbered dig på det oväntade
Var flexibel och förberedd för att anpassa dig till förändringar eller oväntade situationer.

6. Sätt scenen
Skapa en lämplig atmosfär med rummets layout, bakgrundsmusik – you name it. Allt för att snabbt få igång engagemanget.

7. Incheckning
Låt deltagarna dela sina tankar och känslor för att öka närvaron och förståelsen.

8. Gå igenom spelreglerna
Kommunicera praktiska detaljer och förväntningar för ett smidigt genomförande.

9. Led vägen fram
Led diskussionen och se till att alla deltar och håller sig till ämnet.

10. Variera kunskapsdelning
Ibland kan du prata. Ibland lyssna. Ibland kan en storgrupp vara bra, ibland behöver gruppen delas upp i mindre grupper. Pauser kan vara sekundkorta och timslånga. Och så vidare.

11. Utvärdera under tiden
Utvärdera om förväntningarna infrias och identifiera eventuella förbättringsområden. Samla in reflektioner och lärdomar från delta- garna för en avslutande sammanfattning.

12. Aktivera och engagera
Följ upp vad som hänt genom att summera i skrift, i ljud eller i rörligt format.

13. Återkoppling
Utvärdera workshopens effektivitet och identifiera förbättringsområden.

Ur svaren finns allt som oftast precis det som behövs. Använd en fråga i taget 🙂

Klassikerna
Vad vill du sluta göra?
Vad vill du börjar göra?
Vad vill du fortsätta göra?
Vad vill du börja göra mer av?
Vad vill du börja göra mindre av?

Definiera känslor
Vad fick dig frustrerad? Varför?
Vad fick dig att bli stolt? Varför?
Vad fick dig att bli arg? Varför?
Vad fick dig att bli alldeles völdigt glad? Varför?
Vad fick dig att känna obehag? Varför?

De stora frågorna
Varför är jag här?
Varför väljer jag att fortsätta göra det som jag gör?
Vad kan jag lära mig av mig själv?
Vad kan jag lära mig av andra?
Vad har fått mig att växa den senaste (definiera) tiden?

Misstagen
Vad försökte jag och misslyckades med Hur kändes det?
Vilka gjorde jag besvikna (jag får nämna mig själv)?
Vad kan jag lära mig av misstaget?

Inspiratörerna runt omkring
Vem ska jag välja att uppmärksamma? Varför?
Vilka människor inspirerar mig? Varför?
Vem har fått mig att rodna av glädje? Varför?

Tacksamhet
Vad är jag tacksam för?
Vad hos mig själv är jag tacksam för?
Vad vill jag tacka för?
Vem vill jag tacka (jag får tacka mig själv)?

Så fort du engagerar dig i mer än en person (det vill säga dig själv) är du med i en grupp. Som gruppdeltagare, eller som ledare för en grupp, finns det ett ord som är extra värdefullt. Ordet är varför. Jag har skrivit en del om det ordet tidigare i boken, ändå så vill jag uppenbarligen fortsätta en stund till. Att kunna svara på varför du valt ett visst läranderum, varför någon förväntas att du ska vara med på ett möte, varför det är viktigt att ses 45 minuter istället för en timme osv ger som resultat en form av förtroende. Tillit till att någon tänkt till, respekterat verkligheten och tagit ett medvetet beslut.

Ponera att du bestämt dig för att bjuda in till och genomföra ett möte. Inför inbjudan, fråga dig själv (det finns alltid en poäng att börja med sig själv när en förändring önskas) varför du vill samla en grupp, för att sedan svara på hur ni ska samlas, vad ni ska prata om osv… till det är I DO ARRT en fenomenal hjälp.

Gör denna övning innan du ens väljer form på läranderummet. Akronymen I DO ARRT står för Incentives, Desired Outcome, Agenda, Roles and Rules och Time. Det är ett värdefullt mellanrum mellan tanken “vi behöver ett möte” och “nu bokar jag in alla i det vanliga rummet och den vanliga tiden”.

I DO ARRT hjälper till att tydliggöra syftet med mötet, definierar det önskade resultatet, kräver en agenda, fördelar roller och skriver ner regler samt sätter en tidsram för att förbättra mötets produktivitet och effektivitet:

Incentives / Incitament
Berätta varför du vill att ni ska samlas.

Desired Outcome / Önskat resultat
Skriv vad du vill att ni kommer fram till. Detta hjälper mötet att hålla riktningen och strukturen.

Agenda / Agenda
Till agendan får du gärna använda (S) (I) (B), där S står för Samtal, I för Information och B för beslut. Vill en agendapunkt ha allas engagemang? Då blir det ett (S). Är det en punkt där en sändare ska skicka ett budskap till en mottagare? Ett tydligt (I). Kanske har detta möte föregåtts av

flera tidigare, som både informerat och samtalat kring något. Dags att ta beslut! (B) med andra ord.

När du ändå är igång med parenteser, får du gärna skriva vem som ansvarar, samt hur lång tid en punkt ska ta.
1 Lorem ipsum dolor sin amet (S) (CR) (15 min)
2 Lorem ipsum dolor sin amet (I) (EM) (5 min)

3 Lorem ipsum dolor sin amet (S) (KB) (25 min) 4 Lorem ipsum dolor sin amet (I) (CR) (5 min)

Roles and Rules / Roller och regler
Ansvariga personer är nämnda ovan i parenteserna. Behöver de någon speciell teknik eller annat, behöver du skriva här när du vill få in informa- tionen. Under denna rubrik ingår också information som…
Kameran (vid digitala möten), ska den vara på?
Om ni ska vara utomhus; vad behöver deltagaren ta med sig?
Förväntas deltagaren ha med sig datorn?
Får mobilerna vara på?
Det finns fler frågor att ställa för att få tydliga svar och skapa en gemensam grund. Välj vilka du vill ha till ditt möte!
Time / Tid
Skriv mötets effektiva tid. Kom ihåg att ett möte gärna får ha ett par inledande och avslutande minuter som du låtit bli att planera.

När du fyller i din I DO ARRT, så kan det hända att du helt enkelt väljer att tänka tydligt, dvs vad är det för typ utmaning som egentligen står framför dig och som mötet ska lösa åt och med dig? Ibland löser I DO ARRT frågorna åt dig, medan du fyller i den – det har hänt mig mer än en gång… No need for a meeting!